Der elektronische Verkehr gewinnt immer mehr an Bedeutung und hat insbesondere als E-Mail-Korrespondenz und in anderen Formen der Kommunikation die herkömmlichen Geschäftsformen verdrängt oder ersetzt. Diese Entwicklung macht auch vor der alltäglichen Buchhaltung nicht halt.
Martin Ziemba, Vorstandsmitglied des Steuerberaterverbandes Schleswig-Holstein e. V. erklärt: “Elektronische Rechnungen sind gleichwertig zu Papierrechnungen.” Auch Ein- und Ausgangsrechnungen sind hiervon betroffen. “Dies führt unter anderem dazu, dass die Schriftform vieler Rechnungen, die für die Einkommenssteuererklärung aufbewahrt werden müssen, durch eine elektronische Fassung der Rechnung ersetzt werden kann”, erläutert Ziemba die Konsequenzen.
Doch nicht alles, was zunächst eine elektronische Rechnung zu sein scheint, gilt tatsächlich als solche. Die Übermittlung einer Rechnung vom Computertelefax beziehungsweise Fax-Server an ein Standard-Telefax stellt keine elektronische Rechnung dar, sondern wird weiterhin als Papierrechnung angesehen. Ebenso wenig wird eine elektronische Rechnung, die später ausgedruckt wird, als elektronische Rechnung qualifiziert. Als elektronische Rechnung klassifiziert wird lediglich eine Rechnung, die nicht zur Darlegung der Rechnung in Papierform ausgedruckt wird, sondern ausschließlich auf elektronischem Wege nur noch über den PC erkennbar ist.
Die Mehrwertsteuerrichtlinie der EU vom 13. Juli 2010 hat definiert, wonach die qualifizierte elektronische Signatur sowie der elektronische Datenaustausch (EDI) nur als Beispiele für Technologien stehen, die die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit in einer elektronischen Rechnung gewährleisten. “Diese Klarstellung ist insbesondere unter Berücksichtigung fortwährender technologischer Veränderungen zu begrüßen”, betont Ziemba im Namen des Steuerberaterverbandes Schleswig-Holstein e.V., und rät: “Da eine verwaltungstechnische Festlegung fehlt, ob Online-Belege elektronisch zu archivieren sind beziehungsweise in ausgedruckter Form aufbewahrt werden können, sollten die Steuerpflichtigen bei Online-Belegen darauf achten, dass diese zwingend auf Bild- oder Datenträgern aufzubewahren sind und nicht nur als Papierausdrucke aufbewahrt werden sollten.”
Doch selbst bei der Auswahl der Bild- oder Datenträger gilt es einige Dinge zu beachten. So ist bei der Sicherung der elektronischen Belege bislang eine Aufbewahrung auf überschreibbaren Medien nicht zulässig. Ausgehend von der elektronischen Rechnung per E-Mail, ist die Speicherung der gesamten E-Mail als Bild oder Textdateienanhang gültig. Den gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen genügt jedoch auch die elektronische Aufbewahrung lediglich des Bild- oder PDF-Anhangs, so dass nicht die gesamte E-Mail archiviert werden muss..
Quelle: Steuerberaterverband Schleswig-Holstein e.V. 17.04.2012